Подписание документов онлайн: что нужно знать HR-специалисту о работе с ЭЦП

С переходом на удаленный режим сотрудничества, адаптация новых сотрудников также перешла онлайн. HR-специалисты, которые преимущественно работали с печатными документами, вынуждены диджитализировать этот процесс с помощью онлайн-инструментов. Например, таких как электронная цифровая подпись (ЭЦП).

В этой статье мы вкратце разберем, что представляет собой ЭЦП и как с ее помощью подписать нужный документ.

Как работает ЭЦП

Электронной цифровой подписью (ЭЦП) называют данные в электронной форме, которые идентифицируют владельца. В ЭЦП содержится такая информация, как ФИО, идентификационный код плательщика налогов, дата рождения, адрес электронной почты, номер телефона.

Электронная подпись — не аналог физической подписи, как мы привыкли ее видеть. Это персональный файл с электронным ключом, данные которого надежно зашифрованы. Что касается юридической аспекта — и физическая подпись, и ЭЦП по закону имеют одинаковую силу. Согласно изменениям, внесенным в закон в 2018 году, ЭЦП заменило понятие КЭП — квалифицированной электронной подписи.

ЭЦП содержит закрытый (приватный) ключ, его необходимо хранить в тайне, чтобы избежать подделок подписей электронных документов. Он всегда работает в паре с открытым (публичным) ключом, с помощью которого и проверяется подлинность ЭЦП. 

Где можно получить ЭЦП

Электронная цифровая подпись оформляется:

• через аккредитованные центры сертификации ключей органов юстиции Украины — АЦСК органов юстиции Украины и АЦСК Информационно-справочного департамента ДФС;
• онлайн для клиентов банков — ПриватБанк, Ощадбанк и др.;
• у других квалифицированных поставщиков электронных доверительных услуг.

Информацию о документах, которые нужно подготовить для получения подписи, вы можете найти здесь. 

Подписание электронного документа с использованием ЭЦП

Рассмотрим подписание документа на сайте Министерства цифровой трансформации Украины.

1. Откройте ваш интернет-браузер и перейдите по ссылке: http://czo.gov.ua/sign
2. Выберите тип носителя приватного ключа, квалифицированного представителя электронных доверительных услуг.
3. Прикрепите свой приватный ключ.
4. Введите свой пароль и нажмите кнопку «Зчитати».
5. В открывшемся окне выберите документ, который необходимо подписать.
6. Нажмите кнопку «Підписати».
7. Сохраните подписанный файл с помощью кнопки «Зберегти».

Для юридических лиц и ФЛП, работающих без печати, подписание документа с помощью ЭЦП будет достаточно.

Как проверить ЭЦП на подлинность

Если вы хотите проверить полученную ЭЦП, перейдите по ссылке https://czo.gov.ua/verify и перетяните или выберите нужные файлы для проверки. 

Сервисы электронной подписи документов

Кроме государственных сайтов, работать с электронными документами можно через специальные сервисы. Они удобны в использовании, а некоторые из них можно применять совершенно бесплатно. 

Вчасно

Этот сервис электронного документооборота знаком многим, кто работает с e-документами в Украине. Работать с сервисом достаточно просто, необходимо только зарегистрировать себя и сотрудников. Бесплатный тариф включает: 

• подписание и отправку документов контрагентам; 
• подписание и отправку документов от контрагентов;
• комментарии с сотрудниками и контрагентами; 
• хранение документов в облачном архиве в течение 3-х лет.

Платные тарифы содержат такие функции, как внутреннее согласование и сценарии документов.

Paperless

Сервис Paperless позволяет обмениваться компаниям и предпринимателям электронными документами. Вы можете:

• подписывать с помощью ЭЦП документы всех основных АЦСК Украины, включая Налоговую службу, Министерство юстиции, ПриватБанк и др.;
• хранить договоры и акты;
• пользоваться сервисом бесплатно, вне зависимости от количества загруженных файлов.

DocuSign

Американский сервис дает возможность пользователям загружать документы, подписывать их или отправлять контрагентам на подпись.

DocuSign также может работать с факсимильными подписями (воспроизводит физическую подпись) и создавать страницу под клиента для автоматизированного заполнения шаблонов. 

Чтобы получить доступ к работе с DocuSign, необходимо бесплатно скачать триал-версию и создать аккаунт. 

Adobe Acrobat

Пакет программ для работы с PDF от Adobe Systems позволяет перенести привычное подписание документов в онлайн-формат. В Adobe Acrobat можно подписать любой PDF-документ, вставив электронную версию физической подписи. Если вам необходимо подписать документ не через ЭЦП, а используя свою подпись в электронном формате, в Adobe это сделать удобнее всего. 

HelloSign

Этот зарубежный сервис — еще один популярный инструмент для работы с документами онлайн. Вы можете использовать Chrome, Google Docs, интегрироваться с облаком и даже Gmail-почтой.  Вы можете использовать шаблоны и создавать индивидуальный брендинг.

Бесплатная версия позволяет подписывать только 3 документа в течение месяца. Тарифы стартуют от $13/мес.

Подписание документов тоже переходит в онлайн

В 2019 году представители правительства Украины заявили о том, что планируют диджитализировать бумажный документооборот. Карантин 2020 ускорил процесс перехода от бумажных документов к электронным с использованием ЭЦП. 

Для HR-специалистов — это прекрасная возможность не только упростить работу с сотрудниками (особенно новичками) в онлайне, а и в паре со своим бухгалтером быстро и безопасно организовать подписание необходимых договоров в электронной форме.

• Работа из дома